Afstudeeronderzoek toont aan: Interne communicatie binnen KPS aan verbetering toe

De huidige interne communicatie binnen het Korps Politie Suriname (KPS) behoeft verbetering op het gebied van structuur, transparantie, samenwerking en informatiedoorstroming. Ook is de communicatie tussen de afdeling Public Relations van KPS en de media niet effectief. Deze conclusies vloeien voort uit het afstudeeronderzoek van Lisette van Halen.  Zij studeerde op donderdag 27 augustus af, aan de opleiding Journalistiek en Communicatie aan de Academie voor Hoger Kunst en Cultuur Onderwijs (AHKCO).  De titel van haar thesis: Komunikasi na wan spesrutu sani. Een onderzoek naar communicatiestrategieën voor het versterken van de interne communicatie tussen de afdeling Public Relations (PR) en de politiebureaus van het Korps Politie Suriname binnen Regio Paramaribo. Van Halen behaalde hiermee haar Bachelor of Arts (BA) graad.

De afgestudeerde Lisette Van Halen neemt haar bul in ontvangst van de richtingscoördinator Wendy Cicilson-Pindon | Foto: Lisette Van Halen

Van Halen geeft aan, dat een goede interne communicatie essentieel is voor het functioneren van een organisatie als het KPS, vooral wanneer het gaat om het delen van informatie met externe doelgroepen via de PR-afdeling. Tijdens het onderzoek is gebleken dat de informatie-uitwisseling tussen de verschillende politiebureaus en de PR-afdeling niet altijd gestructureerd of efficiënt verloopt. Dit belemmert de afdeling PR in haar taak om de samenleving tijdig en correct te informeren. Met de opkomst van het digitale tijdperk wordt de samenleving gedwongen zich aan te passen aan nieuwe communicatievormen. Binnen de informatiedeling is deze transformatie duidelijk merkbaar: digitale media hebben de traditionele grenzen van informatieoverdracht doorbroken, waardoor informatie op elk moment en onder vrijwel alle omstandigheden toegankelijk is.

Uit het onderzoek blijkt dat het huidige interne en externe communicatiebeleid van de afdeling PR nog sterk gebaseerd is op traditionele werkprocessen. Dit leidt ertoe dat de informatievoorziening naar de samenleving toe traag en inefficiënt verloopt. Statistieken tonen aan dat de media vaak sneller en uitgebreider communiceren over politieaangelegenheden dan de afdeling PR van het KPS zelf. Verder blijkt dat de communicatie tussen de afdeling PR en de media niet effectief is. “In een tijdperk waarin informatie snel circuleert, is een vlotte wisselwerking tussen media en PR-afdeling essentieel voor de wijze waarop boodschappen het publiek bereiken.”

Verder blijkt ook dat organisaties met een formeel-hiërarchische structuur, zoals het KPS, gekenmerkt worden door een top-down communicatiestructuur, sterke afdelingsafbakening en formele procedures. In dergelijke structuren ontstaat vaak communicatieve ruis door bureaucratische lagen en afgebakende bevoegdheden, wat de effectiviteit van informatieoverdracht kan verminderen. Dit belemmert snelle informatieoverdracht, vooral wanneer er geen eenduidig protocol is voor het delen van informatie tussen operationele eenheden (ressorten) en centrale communicatieafdelingen.

Voor het onderzoek is er gebruikgemaakt van een mixed-methods onderzoeksbenadering, waarbij zowel kwantitatieve als kwalitatieve onderzoeksmethoden zijn toegepast. Het onderzoek bestond uit een enquête onder medewerkers van het KPS en interviews met betrokken functionarissen binnen het korps. In totaal hebben 31 respondenten deelgenomen aan het onderzoek. Met deze onderzoeksopzet is inzicht verkregen in de wijze waarop de communicatie tussen de afdeling PR en de verschillende politiebureaus verloopt, welke communicatiemiddelen worden gebruikt en welke knelpunten zich voordoen binnen de interne communicatieprocessen.

De resultaten tonen aan dat er behoefte bestaat aan duidelijke communicatiestructuren, vaste aanspreekpunten, regelmatige afstemming en betere samenwerking tussen de afdeling PR en de verschillende politiebureaus. Om de interne communicatie te versterken, is het noodzakelijk dat het KPS duidelijke communicatierichtlijnen ontwikkelt, investeert in communicatietrainingen en moderne communicatiemiddelen effectiever inzet. Zo geeft ongeveer 42 procent van de respondenten aan, dat de communicatie naar de samenleving transparanter moet verlopen. Daarnaast gaf ongeveer 31% van de respondenten aan, dat er beter geluisterd moet worden naar de behoeften van burgers. Verder noemde ongeveer 27% van de respondenten controle, evaluatie en duidelijke communicatie als belangrijke aandachtspunten binnen het KPS. Opmerkelijk is dat bijna 55% van de respondenten langer dan 10 jaar werkzaam is bij het KPS.

Om de communicatie te verbeteren wordt aanbevolen om een standaard voor communicatierichtlijnen te ontwikkelen waarin duidelijk is wie, wanneer en via welke kanalen informatie moet worden gedeeld. Daardoor kunnen misverstanden worden voorkomen en wordt de informatiestroom versneld. Er moet verder worden geïnvesteerd in training en bewustwording zodat een ieder haar rol kent. Een andere aanbeveling is om te zorgen voor een vast feedbackmechanisme tussen PR en de politiebureaus en dat interne processen worden gedigitaliseerd. Maar ook het opstellen van een intern communicatieplan zal zorgen voor verbetering.

De begeleider van het onderzoek van Van Halen is Ruth Nortan en de meelezer Harvey Panka.